Kadry i Płace

Zbiór zmian w prawie pracy w 2019 r.

W dniu 1 stycznia 2019 r. w życie weszły obszerne zmiany w prawie pracy. Zmiany wprowadzone zostały w szczególności poprzez:

1. Ustawę z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. 2018, poz. 2215, dalej: Ustawa o PPK),
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2018 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019 r. (Dz.U. 2018, poz. 1794),
3. Nowelizację Kodeksu Pracy poprzez Ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018, poz. 357, dalej Ustawa Zmieniająca I) i Ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. 2018, poz. 2244, dalej: Ustawa Zmieniająca II),
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018, poz. 2369).

 
Ad 1. Pracownicze Plany Kapitałowe
Pracownicze Plany Kapitałowe (dalej: PPK) powstały w założeniu w celu zwiększenia bezpieczeństwa finansowego przyszłych emerytów. Są to dodatkowe składki, w których partycypować będzie zarówno pracownik, pracodawca, jak i państwo. Struktura składek prezentuje się następująco:

• Jednorazowa składka powitalna ze strony państwa (za pośrednictwem PFR) w wysokości 250 zł,
• Roczna dopłata ze strony państwa w wysokości 240 zł,
• Składka podstawowa pracodawcy w wysokości 1,5% podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• Składka dodatkowa pracodawcy w wysokości 2,5% podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• Składka podstawowa pracownika w wysokości 2% podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• Składka dodatkowa pracownika w wysokości do 2% podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Łączna składka pracownika i pracodawcy wynosić więc będzie od 3,5% do 8% wynagrodzenia.
Do PPK zatrudnieni w wieku od 19 do 55 lat zapisani zostaną w sposób automatyczny, a pracodawca samodzielnie dokona wyboru spełniającego określone kryteria funduszu, w którym pomnażane będą oszczędności pracownika i tam otworzy jego rachunek.
Pracownik chcący zrezygnować z udziału w PPK powinien złożyć stosowne oświadczenie o rezygnacji z korzyści przewidzianych w programie.
Ustawa o PPK wprowadzana będzie stopniowo – początkowo, tj. już od 1 stycznia 2019 r., obejmuje grupy pracodawców zatrudniających powyżej 250 pracowników. Z początkiem lipca 2019 r. obejmie swoim zakresem pracodawców zatrudniających od 50 do 249 pracowników, od 1 stycznia 2020 r. zatrudniających od 20 do 49 osób, a od 1 lipca 2020 roku pozostałych pracodawców oraz jednostki sektora finansów publicznych.
Pieniądze wpłacone w ramach składek podlegają dziedziczeniu.
Środki zgromadzone w ramach programu mogą zostać wykorzystane w określonych w ustawie okolicznościach.
Uczestnik PPK, który osiągnie 60 rok życia uzyska możliwość wypłaty zgromadzonych środków jednorazowo. 25% wypłaconej kwoty nie będzie wtedy objęta podatkiem, pozostałe 75% objęte będzie podatkiem dochodowym od osób fizycznych w wysokości 19%. W przypadku rozłożenia wypłat na raty miesięczne przez okres lat 10, całość kwoty nie będzie opodatkowana.
Przepisów ustawy o pracowniczych planach kapitałowych nie stosuje się do pracodawcy, który w dniu wejścia w życie ustawy prowadzi pracowniczy program emerytalny (dalej: PPE) oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe w rozumieniu ustawy o pracowniczych programach emerytalnych do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 pkt 15 ustawy o pracowniczych programach emerytalnych, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym.
Treść ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych dostępna jest pod adresem:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002215
 
Ad 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2018 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019 r. (Dz.U. 2018 r., poz. 1794)
Od dnia 1 stycznia 2019 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 2250 zł. Minimalna stawka godzinowa to 14,70 zł.
W 2018 r. wynagrodzenie minimalne za pracę wynosiło 2100 zł, a minimalna stawka godzinowa 13,70 zł.
Tekst Rozporządzenia dostępny jest pod adresem:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001794
 
Ad 3. Nowelizacja Kodeksu Pracy
Zmiany z zakresu prawa pracy wprowadzone Ustawą Zmieniającą I, które weszły w życie 1 stycznia 2019 r. dotyczą przede wszystkim:

• zasad wypłaty pracownikowi wynagrodzenia za pracę,
• sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.

Nową zasadą wynikającą ze znowelizowanego art. 86 § 3 Kodeksu Pracy jest zasada, że domyślnym sposobem wypłaty wynagrodzenia jest wypłata na wskazany przez pracownika rachunek bankowy, chyba że pracownik złoży w formie elektronicznej lub pisemnej wniosek o wypłatę do rąk własnych.
W związku z powyższą zmianą Ustawa Zmieniająca I wprowadziła do Kodeksu Pracy rozszerzenie katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika (poprzez dodanie art. 22¹ § 2 pkt 3), o numer rachunku bankowego, o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Ustawa Zmieniająca I wprowadziła do Kodeksu Pracy również zmiany w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Pracodawca ma teraz możliwość wyboru czy chce prowadzić i przechowywać akta w wersji papierowej czy w wersji elektronicznej – obie wersje są równoważne. W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, pracodawca informuje o tym fakcie pracowników w sposób u danego pracodawcy przyjęty. Wraz z zawiadomieniem o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracodawca ma obowiązek zawiadomić obecnych i byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od przekazania informacji.
Ustawa Zmieniająca I wprowadza 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także 10-letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej ubezpieczonych, takiej jak: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.
W przypadku dokumentacji dotyczącej ubezpieczonych, okres 10-letniego przechowywania dokumentacji zastosowany może być w stosunku do pracowników i ubezpieczonych zleceniobiorców zatrudnionych po dniu wejścia w życie Ustawy Zmieniającej I – tj. po 1 stycznia 2019 r.  Dokumentacja pracowników i podlegających ubezpieczeniom społecznym zleceniobiorcom zatrudnionymi przed 1 stycznia 2019 r. przechowywana będzie przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub zlecenia.
W przypadku pracowników i zleceniobiorców podlegających ubezpieczeniu, zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca będzie mógł złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców, raportów informacyjnych oraz następnie złożyć te raporty. Przy skorzystaniu przez pracodawcę z tej możliwości dokumentacja dotycząca danego pracownika lub zleceniobiorcy powinna być przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
W sytuacji, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w toczącym się postępowaniu, a pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej byłego pracownika, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, zostaje przedłużony o 12 miesięcy. Po upływie tego terminu pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji, a w przypadku jej nieodebrania, zawiadamia o jej zniszczeniu. Na dokonanie zniszczenia dokumentacji pracowniczej pracodawca, zgodnie z wprowadzanym do Kodeksu Pracy, przez Ustawę Zmieniającą I art. 94⁷, ma 12 miesięcy od upływu okresu przeznaczonego na odbiór.
Jeśli pracodawca jest stroną postępowania, o którym mowa w akapicie poprzednim, przechowuje on dokumentację pracowniczą przynajmniej do czasu prawomocnego zakończenia się postępowania. Prawomocne zakończenie postępowania nie skraca 10-letniego terminu przechowywania dokumentacji, o którym mówi art. 94 pkt 9b) Kodeksu Pracy.
Na mocy Ustawy Zmieniającej II wprowadzono natomiast w Kodeksie Pracy zmiany dotyczące szkolenia okresowego pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
W art. 237³ Kodeksu Pracy dodany został §2², który modyfikuje dotychczasowy wymóg organizowania przez pracodawcę okresowych szkoleń BHP, poprzez wyłączenie konieczności przeprowadzenia szkolenia okresowego w przypadku pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych zatrudnionych u pracodawcy, którego rodzaj przeważającej działalności znajduje się w nie wyżej niż trzeciej kategorii ryzyka, tj. z czterostopniowej skali:

1. poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem,
2. poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich,
3. stwierdzonych chorób zawodowych,
4. zatrudnionych w warunkach zagrożenia

 
Wprowadzane art. 237³ § 2³ i art. 237³ § 2⁴ ustalają 6-miesięczny termin na przeprowadzenie szkolenia, o którym mowa wyżej, od momentu stwierdzenia wyższej niż trzeciej kategorii ryzyka.
 
Treść art. 237¹¹ § 1 pkt. 2 zmieniona została w zakresie przyznania pracodawcy możliwości wykonywania zadań służby BHP, jeżeli zatrudnia do 50, a nie jak było dotychczas - do 20.
 
Treść Ustawy Zmieniającej I dostępna jest pod adresem:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000357

 
Treść Ustawy Zmieniającej II dostępna jest pod adresem:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002244
 
Ad 4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369, dalej: Rozporządzenie o Dokumentacji)
Z dniem 31 grudnia 2018 r. straciło moc dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2017, poz. 894 tj.) określające m.in. wzór kwestionariusza osobowego dla kandydatów do pracy i pracowników oraz zakres akt osobowych.
W dniu 1 stycznia 2019 r. weszło w życie Rozporządzenie o Dokumentacji, które określa:

• zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
• sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;
• sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia o Dokumentacji akta osobowe pracowników mają składać się z czterech części A, B, C i D (część D ma obejmować odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu). Nieco zmodyfikowane (w stosunku do dotychczasowej regulacji) są również dokumenty, które należy umieszczać w części A, B i C. 
Treść Rozporządzenia o Dokumentacji znajduje się pod adresem:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369
 
Ponadto, Nowe Rozporządzenie nie przewiduje już wzorów kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy i kwestionariusza osobowego dla pracownika (które określały jednocześnie zakres danych osobowych, których podania pracodawca mógł żądać odpowiednio od pracownika lub kandydata do pracy). Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zaproponowało nowe wzory kwestionariuszy osobowych dla kandydatów do pracy i pracowników. Dostępne są one pod linkiem:
https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy