Funkcjonowanie Rad Nadzorczych w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością

W dniu 13 października 2022 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która wprowadziła istotne zmiany zasad funkcjonowania Rad Nadzorczych. Poniżej przedstawiamy główne zmiany dotyczące Rad Nadzorczych w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.

Nowelizacja przewiduje następujące uprawnienia Rad Nadzorczych w zakresie kontroli spółki:

1. badanie wszystkich dokumentów spółki,
2. dokonywanie rewizji stanu majątku,
3. żądania od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce (na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze) sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Kompetencje powyższe nie mogą być ograniczane w umowie spółki.

Jeżeli Rada Nadzorcza żąda informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, żądanie to należy spełnić niezwłocznie – maksymalnie do dwóch tygodni od żądania. Termin ten może być przedłużony wyłącznie przez Radę Nadzorczą w przedstawianym żądaniu, ale nie może być przez nią skrócony.

Zwiększanie uprawnień Rady Nadzorczej pociągnęło za sobą nałożenie na Radę Nadzorczą większej liczby obowiązków. Nieprzestrzeganie obowiązków przez członków Rady Nadzorczej (zwłaszcza w zakresie lojalności i staranności) może być uznane za zawinione i bezprawne, co może rodzić ich odpowiedzialność odszkodowawczą.

Każdy członek Rady Nadzorczej ma obowiązek wykonywać swoje zadania kontrolne ze starannością oraz dochować lojalności wobec spółki (stawia się wobec członków RN określone wymogi, a dotyczą one m.in. znajomości przepisów prawa, zasad funkcjonowania spółki, swoich praw i obowiązków, zasad wykonywania powierzonych funkcji, zasad zarządzania zasobami ludzkimi, a także starannością i uczciwością – pomimo uchylenia art. 293 § 2 KSH nadal obowiązuje zasada wobec członków RN, że nie wyłącza odpowiedzialności nieznajomość stanu finansowego spółki).

Rada Nadzorcza ma obowiązek sporządzania oraz składania zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (dotychczas RN nie miała takiego obowiązku - sprawozdanie rady nadzorczej zostało wprowadzone na wzór sprawozdania zarządu z działalności spółki i ma być źródłem informacji o pracy tego organu i jedną z podstaw do oceny jego pracy - w tym w formie rozstrzygnięcia w przedmiocie udzielenia absolutorium).

W przypadku sporządzania sprawozdań finansowych z udziałem biegłego rewidenta (sprawozdań finansowych badanych ustawowo zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości), Rada Nadzorcza ma obowiązek zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki (i który podpisał sprawozdanie z badania), z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone w § 3 art. 219 (posiedzenie, na którym RN m.in. ocenia sprawozdanie finansowe spółki). Ważne przy tym obowiązku jest zweryfikowanie umowy zawartej z biegłym rewidentem (umowa powinna przewidywać jego udział lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w takim posiedzeniu). Ponadto spółka musi więc zapewnić uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. Razem z powyższym obowiązkiem nałożonym na Radę Nadzorczą wprowadzony został obowiązek dla kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej wskazanego przez kluczowego biegłego rewidenta polegający na przedstawieniu radzie nadzorczej sprawozdania z badania, w tym przedstawienia oceny podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udzielaniu odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Kolejnym obowiązkiem nałożonym na każdego członka Rady Nadzorczej jest obowiązek nieujawniania tajemnic spółki po wygaśnięciu mandatu członka Rady Nadzorczej (jeżeli jednak dojdzie do ujawnienia tajemnic spółki po wygaśnięciu mandatu, to może to rodzić odpowiedzialność na gruncie przepisów ogólnych prawa cywilnego czy też odpowiedzialności za czyn nieuczciwej konkurencji, nie można odwoływać się do odpowiedzialności wynikającej z KSH, gdyż w tym przypadku chodzi o byłego członka organu, po ustaniu jego mandatu).

Poza powyższymi nowościami, w Kodeksie spółek handlowych została sformułowana zasada biznesowej oceny sytuacji (ang. Business Judgement Rule), która odnosi się także do członków Rady Nadzorczej. Zgodnie z tą zasadą możliwe jest wyłączenie odpowiedzialności członków Rady Nadzorczej za szkodę wyrządzoną spółce wskutek decyzji przez nich podjętych, które okazały się błędne. Jest to możliwe tylko przy zachowaniu przez członków Rady Nadzorczej należytej staranności, lojalności wobec spółki oraz działania w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego (na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny).