Nowe możliwości składania oświadczeń woli – podpis osobisty
Przepisy polskiego prawa przewidują różne formy składania oświadczeń woli. Próba dostosowania ich funkcjonalności do zmieniającego się świata sprawia, że w obrocie prawnym pojawiają coraz to nowe możliwości, z założenia mające na celu ułatwienie skutecznego składania oświadczeń woli.
Wśród tradycyjnych form takich jak forma pisemna, forma aktu notarialnego pojawiły się także formy elektroniczne i dokumentowa, a w 2021 roku tzw. podpis osobisty, składany za pomocą nowego e-dowodu.
Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy z dnia 6 grudnia 2018 r. o zmianie ustawy o dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (art. 12d został dodany do ustawy o dowodach osobistych przez art. 1 pkt 7 tej ustawy): „Użycie osobistego podpisu elektronicznego dla podmiotu publicznego będzie wywoływało taki sam skutek jak podpis własnoręczny, a w przypadku innego podmiotu taki sam skutek zaistnieje, o ile podmiot ten i posiadacz dowodu osobistego wyrażą na to zgodę. Należy się spodziewać, że możliwość posługiwania się osobistym podpisem elektronicznym na równi z podpisem własnoręcznym czy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, uwzględniając obowiązek posiadania dowodu osobistego przez pełnoletnich obywateli Rzeczypospolitej Polskiej, zamieszkujących na jej terytorium (obowiązujący art. 5 ust. 2), przyczyni się do upowszechnienia komunikacji elektronicznej obywateli nie tylko z administracją i służbą zdrowia, ale także z podmiotami komercyjnymi.”
Pomijając zatem jako niepraktyczne, formę pisemną oraz elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dopuszczalne jest użycie e-dowodu, wszędzie tam gdzie dana osoba posiada e-dowód. Założenie ustawy jest takie, aby podpis osobisty – składany za pomocą e-dowodu stał się formą powszechnie wykorzystywaną w celu zastąpienia formy pisemnej – i to nie tylko w relacji z podmiotami publicznymi, ale także z podmiotami komercyjnymi.
Kluczowe znaczenie ma art. 12d ust. 2 ustawy o dowodach osobistych, zgodnie z którym skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu wywołuje opatrzenie danych podpisem osobistym w stosunku do podmiotu innego niż podmiot publiczny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę. A zatem, dla przykładu w relacjach pracowniczych, gdy pracodawca wyrazi zgodę na posłużenie się przez pracownika podpisem osobistym to można przyjąć, że pracownik podpisując dokument w ten sposób wyraża także swoją zgodę.
Doktryna dopatruje się wad legislacyjnych polegających na wprowadzeniu e-dowodu bez jednoczesnej zmiany kodeksu cywilnego w zakresie form składania oświadczeń woli. Według niektórych komentatorów e-dowód nie obejmuje swoim zakresem formy pisemnej ani elektronicznej, a jedynie dokumentową, ponieważ spełnia wymogi właśnie tej formy. Ustawodawca nie dokonał stosownych zmian w kodeksie cywilnym, kreując quasi formę dokumentową oświadczenia woli o skutku równoważnym formie pisemnej.
Jakkolwiek brak jest szczegółowych regulacji dotyczących wykorzystania e-dowodu w stosunkach prywatnych, to na stronie aplikacji mobilnej eDO App, obsługującej funkcjonalność e-dowodu znajdują się już pobieżne informacje o możliwości wykorzystywania tego rozwiązania w biznesie: https://www.edoapp.pl/biznes
Biorąc pod uwagę jasny cel regulacji, jednoznaczne brzmienie ustawy oraz uzasadnienia do jej projektu, założyć można, że pomimo niedoskonałości we wprowadzeniu zmian na gruncie prawa cywilnego, nowa forma podpisywania dokumentów za pomocą e-dowodu może być zrównana z formą pisemną. Wprowadzenie formy równoważnej formie pisemnej w postaci e-dowodu wśród podmiotów komercyjnych niewątpliwie ma za zadanie ułatwić obrót i kształtowanie stosunków między nimi wszędzie tam, gdzie nie można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Podpis osobisty jest ciekawą alternatywą dla zwykłego podpisu własnoręcznego. Pozwala bowiem uzupełnić lukę jaką posiada podpis zaufany – ePUAP. Skuteczność podpisu zaufanego jako formy pisemnej jest zastrzeżona tylko dla pism kierowanych do podmiotów publicznych, ponieważ ePUAP ze swej istoty służy do komunikacji z organami administracji publicznej i do potwierdzania tożsamości użytkownika na jej potrzeby. Podpis zaufany nie zastępuje podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego w kontaktach z innymi podmiotami niż publiczne. Zatem np. jego użycie przez pracownika przy podpisywaniu dokumentów pracowniczych nie zapewnia zachowania formy równoznacznej z formą pisemną.
Podpis zaufany w relacji z podmiotami innymi niż publiczne, spełnia tylko i wyłącznie wymagania formy dokumentowej a nie pisemnej. Jeśli więc dany dokument może zostać podpisany w formie dokumentowej (nie ma wymogu formy pisemnej) to wówczas można zastosować podpis zaufany (ePUAP).
Kamila Kurlej | aplikantka radcowska02.01.2023 | 07:00
