Kadry i Płace

Ustawa wdrażająca RODO

Ustawa o ochronie danych osobowych bezpośrednio wdrażająca Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) obowiązuje od 25 maja 2018 roku czyli od daty wejścia w życie RODO, jednakże dostosowania do RODO wymagają także przepisy szczegółowe innych ustaw dotyczących chociażby prawa pracy, czy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
 
Konkretne rozwiązania prawne w poszczególnych ustawach zostaną wprowadzone ustawą o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO. Liczący ponad 200 stron projekt w/w ustawy został opublikowany 8 listopada 2018 roku, publikacja miała miejsce po konsultacjach trwających od marca 2018 roku.
 
W dniu 21 lutego 2019 Sejm uchwalił ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: Ustawa Zmieniająca.  Ustawa Zmieniająca została przekazana do Senatu, który nie wniósł do niej poprawek. W dniu 22 marca 2019 Ustawę Zmieniającą przekazano Prezydentowi do podpisu.
 
Aktualny status prac nad Ustawą Zmieniającą jest dostępny pod linkiem: http://www.sejm.gov.pl/sejm8.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3050
 
Poniżej zostały opisane nowe regulacje zawarte w Ustawie Zmieniającej dotyczące przepisów z zakresu prawa pracy (przepisy nowelizujące kodeks pracy i ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).
 

1. Zmiany w kodeksie pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych

 
Ustawa Zmieniająca modyfikuje przepisy kodeksu pracy m.in. w zakresie zmiany zakresu danych osobowych, których podania pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (kandydata do pracy) i od pracownika.
 
Zgodnie ze znowelizowanym Ustawą Zmieniającą art. 22¹ k.p. pracodawca - tak jak do tej pory - będzie mógł żądać od kandydata do pracy podania imienia i nazwiska, daty urodzenia, informacji na temat wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
 
Natomiast pracodawca nie będzie mógł już żądać podania od kandydata do pracy adresu zamieszania (adresu do korespondencji) i imion rodziców, będzie natomiast mógł żądać podania danych kontaktowych (ich rodzaj ma być wskazany przez kandydata) oraz informacji o kwalifikacjach zawodowych.
 
Jeśli zaś chodzi o zakres danych pracowników - tak jak do tej pory - będzie można żądać podania numeru PESEL, a w przypadku jego braku – informacji o rodzaju i numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Dodatkowo od pracownika będzie można żądać podania adresu zamieszkania oraz numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
 
Podania od kandydata do pracy lub od pracownika innych danych osobowych niż wskazanych w znowelizowanych przepisach kodeksu pracy będzie można żądać wyłącznie na podstawie innych przepisów prawa (znowelizowany art. 22¹ § 4 k.p.) lub na podstawie zgody pracownika, przy czym zgoda nie może stanowić podstawy przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 22^1a § 1 k.p. dodany Ustawą Zmieniającą), z tym że w każdym przypadku przetwarzanie danych osobowych musi być uzasadnione i konieczne z punktu widzenia realizacji stosunku pracy przez pracodawcę (co wynika z ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych, określonych w RODO).
 
Zgodnie z art. 22^1a § 2 k.p. dodanym Ustawą Zmieniającą brak zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy lub pracownika (których podania nie wymagają przepisy prawa) lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
 
Ustawa Zmieniająca przewiduje jednak ograniczenie w przetwarzaniu za zgodą pracownika lub kandydata do pracy wrażliwych danych osobowych (czyli danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej).
 
Zgodnie z art. 22^1b § 1 k.p. dodanym Ustawą Zmieniającą zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę wrażliwych danych osobowych wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie wrażliwych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Wyjątkowo przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
 
Powyższe ograniczenie w przetwarzaniu wrażliwych danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy nie dotyczy przypadków, gdy konieczność ich przetwarzania wynika z przepisów prawa (np. dane dotyczące stanu zdrowia przetwarzane w związku z koniecznością skierowania pracownika na badania wstępne lub okresowe).
 
Co więcej, nowa regulacja przewiduje, że do przetwarzania wrażliwych danych osobowych pracowników lub kandydatów do pracy mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (art. 22^1b § 3 k.p. w nowym brzmieniu).  
 

2. Zmiany w kodeksie pracy w zakresie monitoringu

 
Ustawa Zmieniająca przewiduje również nowelizację przepisów Kodeksu Pracy w zakresie monitoringu wizyjnego stosowanego na terenie zakładu pracy.
 
Podobnie jak dotychczas Ustawa Zmieniająca przewiduje, że:
Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1  (tj.jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. (art. 22² § 2 k.p.)
 
Oprócz dotychczasowych przepisów ograniczających możliwość stosowania monitoring w różnych pomieszczeniach Ustawa Zmieniająca dodaje do kodeksu pracy art. 22² §1¹ zgodnie z którym monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
 
Ustawa Zmieniająca przewiduje również, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 22² § 2 zd. drugie k.p. w brzmieniu nadanym Ustawą Zmieniającą)
 

3. Zmiany w kodeksie pracy w zakresie badań lekarskich

 
Nowe przepisy kodeksu pracy modyfikują również nieznacznie zasady postępowania z pracownikami zatrudnionymi w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy w zakresie kierowania ich na badania wstępne.
 
Znowelizowany art. 229 § 11 pkt 2 zakłada, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie (aktualny przepis posługuje się sformułowaniem „jeżeli przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie”) stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.
 
Ponadto, Ustawa Zmieniająca dodaje nowy przepis art. 229 § 1³ k.p., zgodnie z którym pracodawca może żądać od osoby, która może skorzystać z powyższego zwolnienia, aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.
 
Natomiast, stosownie do dodanego Ustawą Zmieniającą przepisu art. 229 § 7¹ k.p. w przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu będącego podstawą wydania tego orzeczenia nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania. W takim przypadku pracodawca powinien również skierować pracownika na odpowiednie badania.
 

4. Zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS)

 
Ustawa Zmieniająca oprócz nowelizacji przepisów kodeksu pracy wprowadza również zmiany w ustawie z dnia 4 marca 1994 r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w której dodane zostały przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych
 
Zgodnie z nową regulacją udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS (art. 8 ust 1a ustawy w nowym brzmieniu).
 
Podobnie jak w przypadku przetwarzania wrażliwych danych osobowych dotyczących pracowników i kandydatów do pracy, również w tym przypadku nowe przepisy wprost wskazują, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia (czyli jednej z kategorii danych wrażliwych) podawanych przez pracowników w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę i zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy (art. 8 ust 1b ustawy w nowym brzmieniu).
 
Ustawa Zmieniająca określa również przez jaki okres mogą być przetwarzane dane osobowe pracowników podane w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości.
 
W/w dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (art. 8 ust 1c ustawy w nowym brzmieniu).
 
Niezależnie od tego, pracodawca jest zobowiązany do dokonywania systematycznego przeglądu w/w danych osobowych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jeżeli dalsze przechowywanie danych osobowych jest zbędne z puntu widzenia przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS lub ustalenia ich wysokości pracodawca jest zobowiązany do usunięcia danych osobowych (art. 8 ust 1d ustawy w nowym brzmieniu).