Newsletter prawny

Kadry i Płace

04-06-2018

Dnia 25 maja 2018 r. weszła w życie zmiana Kodeksu pracy w zakresie monitoringu zakładu pracy i poczty elektronicznej pracownika.

Dnia 25 maja 2018 r. weszła w  życie nowa ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych  (Dz. U. 2018, poz. 1000), na mocy której w Kodeksie pracy dodano art. 222 i art. 223, traktujące o monitoringu zakładów pracy oraz kontroli służbowej poczty elektronicznej.
 
Zgodnie ze zmienionymi regulacjami pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Natomiast kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika pracodawca może wprowadzić jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
 
Monitoring w zakładzie pracy nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu, o którym mowa powyżej  i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Ponadto nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i może je przechowywać  przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (po upływie którego nagrania należy zniszczyć), z zastrzeżeniem sytuacji kiedy nagranie z monitoringu stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, w których okres ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia się takiego postępowania.

Wobec tego, że monitorowanie pracowników stanowi przetwarzanie ich danych osobowych pracodawca musi stosować się (zarówno  w odniesieniu do monitoringu zakładu, jak i monitoringu poczty elektronicznej) do ogólnych zasad wynikających z RODO, tj. zasady ograniczenia celu (dane zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami), zasady minimalizacji danych (zakres danych musi być adekwatny do celu), czy też przejrzystości (obowiązek informowania pracowników o celu i zakresie przetwarzania danych). Wypełnienie tego ostatniego obowiązku zostało wyartykułowane w zmienionym Kodeksie pracy, który stanowi, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w regulaminie pracy (lub odpowiednio w układzie zbiorowym pracy lub w albo w obwieszczeniu). Ponadto pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
 
Ważne również jest, że przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek oznaczenia pomieszczeń i terenów monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
 
Pełny tekst Ustawy zmieniającej Kodeks pracy zamieszczamy poniżej ->