Newsletter prawny

Kadry i Płace

14-02-2018

Dnia 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z dnia 13 lutego 2018 r., poz. 357; dalej: Ustawa Zmieniająca).

Jak wynika z projektu Ustawy Zmieniającej, przedmiotowa ustawa ma na celu wprowadzenie zmian w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz w przepisach innych ustaw, zmierzających do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwiających pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego.
 
Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat.
 
Ustawa Zmieniająca przewiduje ponadto rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym, Ustawa Zmieniająca wprowadza regulację wyłączającą, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego.
 
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie Ustawy Zmieniającej, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. W przypadku byłych pracowników, których termin przechowywania dokumentacji zostanie skrócony do 10 lat – przed zniszczeniem dokumentacji trzeba będzie ich o tym poinformować oraz zapewnić możliwość odbioru dokumentacji przed zniszczeniem.  Za pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w/w pracowników będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
 
Po wejściu w życie zmian wprowadzonych Ustawą Zmieniającą, pracodawca wydając świadectwo pracy, będzie zobowiązany do poinformowania pracownika o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,  2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
 
Ustawa Zmieniająca przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym (dodany Ustawą Zmieniającą art. 948 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: Kodeks Pracy)). W przypadku zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej – należy o tym poinformować obecnych i byłych pracowników, oferując im jednocześnie możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.
 
Ustawa Zmieniająca zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks Pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Zgodnie z Ustawą Zmieniającą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika, pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej.
 
W konsekwencji powyższych zmian, Ustawa Zmieniająca, poza zmianami w Kodeksie Pracy, wprowadza również zmiany w: ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
 
Ustawa Zmieniająca wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem art. 11 i 12 Ustawy Zmieniającej, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które weszły w życie z dniem ogłoszenia Ustawy Zmieniającej, tj. z dniem 13 lutego 2018 r.
 
Pełną treść Ustawy Zmieniającej zamieszczamy poniżej ->