Newsletter prawny

Finanse

14-01-2013

Dnia 1 stycznia 2013 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U.2012.1528) (dalej: Rozporządzenie).

Rozporządzenie zastępuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661), które traci moc - poza § 3 (dotyczącym sposobu wyrażenia zgody odbiorcy faktur na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej), który zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 nowego Rozporządzenia.

Przesyłanie i udostępniania e-faktur:
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej dalej:
(e-faktury) wymaga akceptacji odbiorcy. Akceptacja może być wyrażona (zgodnie z § 3 w/w rozporządzenia z roku 2010) w formie pisemnej bądź elektronicznej. W przypadku cofnięcia zgody przez odbiorcę faktury, wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie e-faktur, od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z Rozporządzeniem, e-faktury mogą być przesyłane odbiorcy w dowolnym formacie elektronicznym, jednak pod warunkiem zapewnienia:
  1. autentyczności pochodzenia – tj. pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
  2. integralności treści – tj. pewności co do braku zmian danych które faktura powinna zawierać oraz
  3. czytelności.

Sposób wypełniania powyższych kryteriów określa podatnik. Przy czym ustawodawca wskazuje przykładowo, iż jednym ze takich sposobów może być wprowadzenie „dowolnych kontroli biznesowych”, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ pkt 3 Rozporządzenia).

Poza powyższym, ustawodawca wskazuje, iż autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktury będą zachowane (jak wynika z § 4 pkt 4 Rozporządzenia) w przypadku wykorzystania:
  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Sposób przechowywania e-faktur:
Sposób przechowywania e-faktur (w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe - do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) jest dowolny, jednak powinien zapewniać (poza autentycznością pochodzenia, integralnością treści i czytelnością):
1. łatwe ich odszukanie;
2. bezzwłoczny dostęp do e-faktur dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (na żądanie w/w organów, zgłoszone zgodnie z odrębnymi przepisami).

Udostępniania e-faktur organowi podatkowemu:
Ponadto e-faktury powinny być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w sposób umożliwiający im bezzwłoczne pobranie tych dokumentów i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 Rozporządzenia).

Poniżej zamieszczamy treść rozporządzenia.